Deskripsi

Sistem Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar lengkap dengan alur disposisi, dibuat dengan PHP Native dan MySQL. Cocok untuk kantor dinas, sekolah, kelurahan, desa, kampus, maupun perusahaan yang masih mencatat surat di buku agenda manual. Setiap surat masuk mendapat nomor agenda otomatis, bisa dilampiri scan PDF, lalu didisposisikan pimpinan ke bagian terkait dan dipantau sampai selesai ditindaklanjuti. Nomor surat keluar dibuat otomatis mengikuti format resmi (nomor urut/kode klasifikasi/kode instansi/bulan romawi/tahun), sehingga tidak ada lagi nomor ganda atau loncat. Lembar disposisi bisa dicetak lengkap dengan kop instansi, dan buku agenda bisa diekspor ke Excel. Tampilannya minimalis dan rapi, cocok untuk dipakai sehari-hari atau sebagai bahan tugas kuliah dan skripsi sistem informasi persuratan.

Cara kerja

Ada tiga peran pengguna. Operator arsip (admin) mencatat surat masuk: nomor agenda dibuat otomatis berurutan per tahun, file scan disimpan di folder yang tidak bisa diakses langsung dan hanya bisa dibuka setelah login. Pimpinan membuka detail surat lalu membuat disposisi ke satu atau beberapa bagian sekaligus, dengan instruksi, catatan, dan batas waktu. Status surat berubah dari Baru menjadi Didisposisi. Staf di bagian tujuan melihat disposisi untuk bagiannya saja (dengan penanda jumlah disposisi baru di menu), disposisi otomatis berstatus Dibaca saat dibuka, lalu staf mengisi tanggapan atau hasil tindak lanjut. Ketika semua disposisi sebuah surat sudah ditanggapi, surat otomatis berstatus Selesai. Disposisi yang melewati batas waktu ditandai merah. Untuk surat keluar, sistem mengunci tabel dalam transaksi database saat membuat nomor urut sehingga dua operator tidak pernah mendapatkan nomor yang sama; nomor urut reset setiap awal tahun. Dashboard menampilkan surat bulan ini, surat yang menunggu disposisi, beban disposisi per bagian, dan grafik arus surat masuk dan keluar 6 bulan.

Fitur

Pencatatan surat masuk dengan nomor agenda otomatis (berurutan per tahun)
Upload scan surat (PDF/JPG/PNG maks 5 MB) dengan validasi tipe file
File lampiran terlindungi: hanya bisa dibuka setelah login
Disposisi ke satu atau beberapa bagian sekaligus, dengan instruksi, catatan, dan batas waktu
Kotak disposisi per bagian dengan penanda jumlah disposisi baru
Status disposisi Belum, Dibaca, Selesai, dan tanggapan tindak lanjut dari staf
Surat otomatis Selesai saat semua disposisinya sudah ditindaklanjuti

Panduan instalasi

Kebutuhan: PHP 8.0+ (ekstensi fileinfo aktif, bawaan XAMPP sudah aktif) dan MySQL/MariaDB.

Ekstrak ZIP, lalu pindahkan folder arsip-surat ke:
- XAMPP: C:\xampp\htdocs\arsip-surat
- Laragon: C:\laragon\www\arsip-surat
Jalankan Apache dan MySQL.
Buka http://localhost/phpmyadmin → Import → pilih database/arsip_surat.sql → Import.

Atau lewat terminal:
```
mysql -u root -p < database/arsip_surat.sql
```

Sesuaikan config/database.php jika user/password MySQL kamu berbeda:

return [
    'host'     => 'localhost',
    'port'     => 3306,
    'database' => 'arsip_surat',
    'username' => 'root',
    'password' => '',
];

Buka http://localhost/arsip-surat dan login (password semua akun: admin123):
- admin: Operator Arsip (mencatat surat, data master)
- kadis: Pimpinan (membuat disposisi)
- aptika: Staf Bidang Aplikasi Informatika (menindaklanjuti disposisi)
Masuk ke Data Master untuk mengganti nama instansi, kode instansi (dipakai di nomor surat), nama pimpinan, bagian, dan klasifikasi.

Catatan keamanan: folder uploads/ sudah dilindungi .htaccess di Apache. Jika memakai Nginx, tambahkan aturan deny all untuk folder tersebut.

Source Code Sistem Arsip Surat Masuk & Keluar dengan Disposisi Berbasis PHP Native & MySQL

Source code serupa

Undangan Pernikahan Digital PHP Native & MySQL (Link Personal, RSVP, Kirim WA)

Aplikasi Koperasi Simpan Pinjam PHP Native & MySQL (Flat & Anuitas)

Deskripsi

Cara kerja

Fitur

Panduan instalasi

Aplikasi Booking & Antrean Barbershop PHP Native & MySQL (Slot Otomatis, Kasir, Komisi Kapster)

PPDB Online (Penerimaan Peserta Didik Baru) PHP Native & MySQL: Zonasi, Prestasi, Afirmasi, Seleksi Otomatis